Come riprendere il controllo della scrivania nel caos, in 10 mosse

Da piccolo la mia camera era sempre disordinatissima, tanto che mamma mi prendeva ad esempio per rimproverare il mio povero fratello maggiore. Il cambio degli armadi, la periodica rivoluzione degli scaffali e la cernita degli oggetti inutili erano tra i miei passatempi preferiti.

C’è chi ha fatto dell’ordine una professione: sono i professionisti riuniti nell’Apoi– Associazione Professional Organizers Italia. A guardare l’albo degli iscritti, la predominanza è femminile e sui 12 senior, solo due sono uomini. Uno di loro, il trevigiano Alessandro Cavallin, è il laureato che ha fatto del cambio armadi un’arte e oggi, fra corsi di formazione e blog, ha trovato il tempo di scrivere questo decalogo per chi ha perso il controllo della propria scrivania.

Lo sai che alcuni dei più grandi geni lavoravano nel caos più totale? Prova a cercare su google qualche immagine delle scrivanie di Einstein o di Steve Jobs: pile di carte, oggetti riposti a casaccio l’uno sull’altro, libri ammucchiati. E allora come potevano essere produttivi? Ma soprattutto, perché tutti ci dicono di riordinare sempre la scrivania?

Le ricerche fatte sul campo (Liljenquist, Zhong & Galisky, 2010) dicono la nostra mente, in situazioni disordinate, diventa più creativa: si attiva cercando soluzioni e semplificazioni al caos. E’ una sorta di pigrizia mentale che, per limitare il dispendio di energie, fa risvegliare e aguzzare l’ingegno.

Per la mente si tratta però di una situazione di emergenza che bisogna gestire : quindi, quando il disordine e il caos prendono il sopravvento e durano a lungo, viene messa a dura prova; si genera così una serie di reazioni pericolose: documenti che vanno persi, rallentamenti, scadenze mancate, stress e frustrazione, ansia… 

Prima di arrivare agli attacchi di panico è meglio intervenire.

Vediamo allora 10 semplici passi per riprendere il controllo della tua scrivania:

1. Elimina elimina elimina: quanti “scheletri” conservi nella cassettiera della tua

scrivania? La prima fase di una buona operazione di riordino è l’eliminazione delsuperfluo. Getta i documenti inutili e gli oggetti vecchi (ogni tanto ancora degli elenchi telefonici su alcune scrivanie!) ed elimina i doppioni: ti basta un paio di forbici e una pinzatrice, così come non ti occorrono catene infinite di fermagli che navigano nel cassetto!

2. Pulisci: lo sai che alcune ricerche dicono che le tastiere dei computer ospitano più batteri delle toilette pubbliche? Purtroppo gli ambienti di lavoro sono spesso sporchi, perché noi non siamo abituati a pensarci e le imprese di pulizie, a volte, si rivelano un po’ superficiali… Allora occupiamocene noi! Non occorre molto: una volta al mese passiamo schermo e tastiera del computer, spolveriamo la scrivania, svuotiamo i cassetti e passiamoli con un panno umido.

3. Il metodo del bersaglio: immagina di dividere l’area della tua scrivania secondo i cerchi concentrici di un bersaglio; nella parte centrale, dove sei tu, devono rimanere solo gli oggetti fondamentali per il tuo lavoro. Ovvero il computer con la tastiera e il mouse. Stop. Tra te e il computer solo uno spazio vuoto, per farci stare il documento sul quale, di volta in volta, lavorerai.Nel secondo cerchio, quindi a portata di mano, riponi tutto quello che ti è necessario per lavorare bene: telefono, un portapenne per la cancelleria minima (penna, matita, due evidenziatori, gomma, temperino, forbice, colla, pinzatrice e pochi fermagli), un calendario, la tua agenda, la cassetta per le pratiche (vedi punto 5). Nel terzo cerchio, ovvero a portata di braccio, puoi tenere il resto: stampante, un piccolo archivio, materiali di cancelleria secondari, risme di carta, chiavi, rubriche, materiali di consultazione, ecc.

4. Libera il piano lavoro e la mente: se tieni un documento o una lettera perché ti ricordano un appuntamento, segna quest’ultimo in agenda e buttali. Oppure se conservi un appunto perché ti ricorda una cosa da fare, segnala nella lista delle cose da fare (la scrivi ogni giorno, verooo?) e butta l’appunto . Affidati insomma a memorie esterne, così la tua mente sarà più libera di concentrarsi sul lavoro effettivo, anziché tentare di capire dove hai segnato quell’appunto così importante riguardante la riunione che avrai tra 5 minuti.
5. Sul tuo tavolo attrezza una cassetta porta documenti con almeno tre scomparti: uno per le pratiche in entrata, uno per quelle su cui stai lavorando e un terzo per quelle da archiviare. Idealmente, dovresti svuotare quest’ultimo alla fine di ogni giornata (vedi punto dieci). A queste tre cassette potrai aggiungere, a seconda del tuo lavoro, una quarta cassetta per le pratiche che devono rimanere in sospeso (perché sono state delegate, o aspettano l’intervento di qualcun altro): in questo caso ricordati di segnare in agenda eventuali date o scadenze ad esse collegate. Eventualmente, ci potrà essere anche una quinta cassetta con le pratiche che devono rimanere aperte continuamente, ovvero quelle sulle quali lavori con cadenza regolare.

6. Allestisci uno spazio per le tue cose personali: un cassetto con delle foto, un angolo con una pianta o una massima che ti ispira appesa al muro… Qualcosa di tuo scalda l’ambiente di lavoro e ti permette di lavorare in modo più rilassato ed efficace, quasi sentendoti a casa. L’importante è non esagerare, quindi niente ciabatte in ufficio! E, soprattutto, nulla che possa infastidire i colleghi.

7. Lo sai che oltre l’80% dei documenti archiviati non viene più ripreso in mano? Crea un sistema di archiviazione efficace e facile da gestire; l’ideale sarebbe averlo vicino alla tua scrivania, in modo che i documenti possano essere raggiungibili velocemente. Il sistema con cui organizzare i documenti lo devi scegliere tu, a seconda delle tue esigenze. L’importante è che ogni pratica sia facilmente reperibile e che tu tenga solo i documenti strettamente necessari. Non aver paura di buttare tutto ciò che non è importante conservare.

8. Allo stesso modo, svuota le buste senza rimandare: tenere documenti imbustati crea volume inutile e confusione sulla scrivania, ma anche nella tua testa.

9. Ricicla la carta invece di buttarla, usandola per appunti e note. Ricordati che uno spazio di lavoro efficiente deve essere anche green .

10. Alla fine di ogni giornata dedica 5 o 10 minuti a riordinare la scrivania: decidi cosa buttare, cosa tenere e archivia qualunque documento che possa essere archiviato.

Iniziare il giorno dopo con una scrivania ordinata ti farà sentire meno stressato e ti darà più carica per affrontare al meglio la tua giornata!
Fonte: il Sole 24 ore