L’IMPORTANZA DI AVERE UN ORGANIGRAMMA

Sempre più spesso riceviamo richieste di imprenditori che vogliono essere aiutati a “rendere l’azienda indipendente” dalla loro presenza. Credo che questa esigenza sia dovuta al fatto che per competere e vincere in questo mercato non si possa più essere il “factotum” della propria attività, e la cosa diventa sempre più ovvia ai più.
Ci sono tanti corsi dal vivo ed online, ma anche tanti libri, che spiegano con dovizia di particolari come organizzare l’azienda. Il limite più grosso è quello della teoria, che non è mai calata nella tua realtà incasinata e con quei dipendenti fermi nel loro status quo.

Ma perché è così importante organizzare bene la propria azienda? Perché nel mondo del Business avere una organizzazione completa, ti aiuta ad adempiere a tutti i tuoi doveri e non tralasciare gli aspetti che ami di meno.

Perché il tuo Business possa prosperare, hai bisogno un organigramma che rispetti le stesse regole di una grande realtà. Non importa che tu sia un libero professionista, una piccola azienda, o un’azienda di grandi dimensioni. 

Che tu abbia una grande attività o una piccola start-up, avere ben chiaro in mente come debba essere organizzata, ed organizzarla correttamente, può fare la differenza tra il vivere e morire, e può aiutarti moltissimo a far diventare ancora più grande il tuo business.

 Quindi vediamo com’è strutturata una grande azienda.

Una grande azienda è organizzata in Reparti o Direzioni, ognuno con un obbiettivo ben specifico:

Direzione Generale

E’ il cuore strategico, è la mente dell’azienda stessa. Il Direttore Generale è quel leader che definisce l’obbiettivo e le strategie che si utilizzeranno raggiungerlo. Si occupa del conto economico, controlla il bilancio.

Direzione Finanziaria (Chief Financial Officer)

Il Direttore Finanziario è colui che si occupa di assicurare che i flussi di cassa siano costanti e positivi, consentendo una buona liquidità. Insomma che l’azienda sia in salute dal punto di vista economico.

Gestione Risorse Umane

Si occupa non semplicemente della paga e dei contributi del personale, ma anche di garantire che la formazione del personale sia sempre adeguata, in modo da rispettare gli standard richiesti dal proprio ruolo. Inoltre si occupa anche di verificare che ognuno sia preparato operativamente rispetto al proprio incarico.

Direzione Marketing

Si occupa di fare promozione, intesa come l’attività che serve a far conoscere il proprio prodotto al giusto target. Il Marketing si occupa di produrre Prospect “caldi”, ossia potenziali clienti già interessati al prodotto. Il secondo obiettivo del marketing è strutturare un insieme di offerte congruenti con le strategie aziendali per aumentare la conversione dei prospetti in clienti paganti, e aumentare la conversione di clienti paganti in clienti ricorrenti.                                                                 

Direzione Vendita

Se il Marketing produce prospect “caldi”, l’attività delle vendite consiste nel contattare queste persone che hanno richiesto un preventivo, verificare qualora ci fossere dubbi sull’utilizzo del prodotto e chiudere il contratto incassando i soldi.

 Produzione

E’ il reparto che produce, e pianifica l’uscita dei prodotti all’interno del tuo sistema di vendita.

 Esistono ancora molti altri reparti in funzione della tipologia del Business, come il reparto customer care, il controllo qualità, il reparto ricerca e sviluppo ecc.

 Se ancora dubiti del fatto che questi concetti non siano applicabili alla tua piccola realtà, voglio rafforzare il concetto.

Anche se sei un libero professionista e magari lavori con una segretaria e un addetto, dovresti organizzare la tua attività come una multinazionale.

Ovviamente tutte le funzioni che ho descritto, saranno ricoperte da te o dai pochi tuoi collaboratori. L’importante è che ti occupi seriamente e con la giusta attenzione di ogni cosa.

Voglio farti un esempio.

Spesso piccoli imprenditori o liberi professionisti mi chiedono come possano fare ad ottenere più clienti.

Ebbene la risposta la troviamo nell’attività che espleta la Direzione Marketing.

Intendo che se queste funzioni sono in capo a te e non te ne sei mai curato, mi sembra evidente che ci siano dei problemi nella ricerca dei clienti.

La domanda è: quanto tempo dedichi alla promozione della tua attività? Cosa fai per promuoverti? Quanto controlli i flussi finanziari ed il conto economico? Quanto tempo dedichi al Customer Care?

 Inoltre, se non dedichi del tempo ai diversi aspetti del tuo Business non riuscirai a controllarne ogni aspetto.

Perciò identifica i ruoli, le funzioni necessarie nel tuo Business e programma il tempo necessario ad ognuno di questi.

 Quello che faccio io è delegare alcune funzioni che non riesco a gestire, anche se continuo a tirarne le fila.

Tutta la parte restante invece, la suddivido nell’arco del mese in diversi momenti.

Ci sono momenti in cui mi occupo di produzione, momenti in cui mi occupo di Marketing, momenti che dedico al controllo di gestione, alla vendita ecc.

 Equivale a dire che mi vesto del “cappello” adatto al momento che ho programmato e mi occupo solamente di quello, senza farmi distrarre da altro.

Ricapitolando, se continui a dedicarti unicamente alle vendite, stai pur certo che arriverà il momento in cui resterai senza clienti, perché non hai dedicato tempo al Marketing.

Se non dedichi del tempo agli aspetti finanziari, prima o poi resterai senza liquidità.

Quindi è importante che impari a dedicare il giusto tempo alle giuste funzioni. Puoi gestirle tutte da solo, oppure delegarle a qualcun altro.

 Ragiona come una grande multinazionale.

 Se hai bisogno di un aiuto a gestire questo cambiamento così delicato potrai fare 3 cose diverse:

Comprare un corso e studiare: ci sono molti corsi online o offline, tenuti da ottimi professionisti, che però hanno il limite di essere teoria e non tener conto delle tue particolarità, né ti sostengono nella parte pratica. Però se sei abbastanza sicuro di riuscire ad applicare le cose che impari nel corso, questo è uno dei metodi più economici.

Puoi assumere un business coach: in questo caso non studierai molto, ma dopo una fase di analisi verrai accompagnato a disegnare la tua organizzazione step-by-step tenendo conto dell’unicità della tua organizzazione e delle persone che la compongono. E’ un’attività passo passo, graduale, che non crea traumi in azienda, ma necessita di un po’ di tempo.

Puoi assumere un’azienda di consulenza: questa è in assoluto la migliore soluzione, avrai un team di consulenti che vengono da te, analizzano tutto, intervistano i tuoi dipendenti, non richiedono la tua attenzione e disegnano l’organigramma migliore per la tua azienda. Dopo questa fase puoi anche acquistare un programma di affiancamento che ti accompagni a realizzare l’organizzazione. Un po’ cara come spesa, ma certamente la più efficace.

 Ovviamente la soluzione ideale non esiste, ma esiste la miglior scelta per te.

Se vuoi essere aiutato a strutturarti in modo profittevole e senza traumi per a tua organizzazione, scrivimi a info@respiralavoro.com e raccontami brevemente il tuo caso. Sarai contattato entro 48 ore da uno dei miei business coach o anche da me in persona.

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La Tecnologia per la Ricerca e Selezione, la Formazione e Valutazione dei talenti

Una recente ricerca dell’Istat rileva un livello molto basso di digitalizzazione tra le imprese italiane, soprattutto se si considerano quelle al di sotto dei 50 dipendenti. Allo stesso modo le competenze digitali dei lavoratori della penisola risultano essere tra le più scarse in Europa. Un quadro piuttosto preoccupante se si considera come la tecnologia negli ultimi anni abbia pervaso e cambiato il mondo del lavoro e le competenze necessarie alle aziende.
Si modificano sempre più rapidamente le competenze richieste ed ogni giorno vediamo fiorire l’esigenza di nuove professionalità capaci di mantenere le organizzazioni al passo con i tempi. Chi può portare in azienda queste capacità sono senza dubbio i millennials, cresciuti in una società permeata dalla tecnologia in ogni aspetto della vita quotidiana; millennials che dimostrano però un approccio al lavoro molto differente rispetto a quello delle generazioni precedenti: avvezzi a cambiare spesso posto di lavoro (4 anni in media nello stesso posto, che calano a 2 anni se facciamo riferimento agli under 30), cercano ruoli che gli consentano di mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata ed allo stesso tempo possibilità di carriera molto rapide. Per le aziende si apre il problema di ricercare e selezionare questi nuovi lavoratori e di trattenerli in azienda (retention), per non parlare delle difficoltà nel mantenere aggiornate le competenze presenti in azienda necessarie a rimanere competitivi sul mercato.

Di fronte a questo quadro, l’importanza del ruolo del team HR è sempre più evidente; sono proprio le Risorse Umane infatti che devono diventare guida all’interno dell’impresa, per assicurare l’agilità e l’innovazione necessarie a stare al passo con i cambiamenti ed ottenere un vantaggio competitivo. Gli HR più lungimiranti hanno compreso di non essere soli davanti a questo cambiamento, ma di poter contare su un alleato strategico: la tecnologia, appunto. Grazie agli strumenti a loro disposizione, infatti, sono in grado di riscrivere i processi aziendali, rendendo più innovativi Talent management e Talent Acquisition e consentendo la creazione di un’organizzazione più snella e veloce ad adeguarsi ai cambiamenti di mercato.

Il processo di recruiting può essere lungo e dispendioso se portato avanti senza i giusti mezzi, ma in un contesto in cui è sempre più necessario scovare rapidamente chi abbia le competenze ricercate, nessuna azienda che voglia mantenersi competitiva può permettersi un tale spreco di tempo e di risorse. Allo stesso modo è fondamentale avere un quadro completo delle capacità già presenti in azienda e di quelle che si sono sviluppate nel tempo, per essere certi di collocare le persone giuste nel ruolo giusto.

I moduli di recruiting, formazione e valutazione delle competenze di RespiraLavoro, affiancano le organizzazioni proprio in questi processi, facilitandoli e liberando i team HR da attività routinarie, per permettergli di concentrarsi su quelle tematiche a maggior valore aggiunto. 

I fondi interprofessionali e la loro utilità per le aziende, a che punto siamo?

Vi pongo una domanda provocatoria per capire come potrebbero essere più utili i fondi per la competitività delle aziende italiane anche alla luce della digital trasformation e dei processi di cambiamento in atto.

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Pro e contro di Fondimpresa, il primo fondo interprofessionale per la formazione continua

Premessa

Fondimpresa è il Fondo interprofessionale per la formazione continua di Confindustria, Cgil, Cisl e Uil. È il più importante in Italia ed è aperto alle imprese di ogni settore e dimensione.

L’obiettivo principale di tutti i fondi interprofessionali (sono attivi circa 20 fondi) è rendere semplice e accessibile alle aziende e ai lavoratori la formazione, leva indispensabile per l’innovazione e lo sviluppo. Continua a leggere

Netiquette: il galateo al tempo dei social network

Ormai è un dato appurato: i social network fanno parte della nostra vita, sia a livello personale che professionale. E anche se li usiamo dietro ad uno schermo, è necessario farne un uso corretto ed educato, proprio come nelle interazioni “reali” che abbiamo ogni giorno con chi ci sta intorno.
Netiquette: questa sconosciuta?

Ed ecco quindi la netiquette: un neologismo che unisce il vocabolo inglese network (rete) e quello francese étiquette (buona educazione) e che designa un insieme di regole che disciplinano il comportamento di un utente su Internet nel rapportarsi agli altri utenti in ambiti quali social network, forum, blog, o email. A volte tali regole sono esplicitate in una sezione apposita del sito/blog/social, ma il più delle volte esse sono tacite.

Ecco quindi che bisogna conoscere queste regole, come ogni buon social media manager sa. Infatti la reputazione online è fondamentale ed essa si acquisisce dimostrandosi attenti, disponibili ed interessanti. Comportandosi bene, insomma.

Nello specifico ora andremo a prendere in considerazione due social network – Facebook e Twitter – e vi daremo per essi alcune dritte di netiquette. Si ricorda che questi sono consigli per account aziendali, o comunque professionali, in quanto la gestione dei profili personali ha altre esigenze e regole.

Facebook

Innanzitutto, se vogliamo essere presenti con la nostra realtà aziendale o professionale su questo social bisogna creare una pagina, non un profilo. Già dall’inizio infatti Facebook è stato chiaro: le organizzazioni devono usare le pagine, le persone fisiche i profili. Perciò attenzione!

Essere interessanti: oltre a fare una giusta promozione della propria attività, se si trova un articolo interessante e in qualche modo legato alla propria realtà lo si può condividere (citando la fonte). Gli utenti apprezzano anche questa funzione più “informativa” delle pagine e tutto ciò aiuta anche l’engagement (coinvolgimento) del pubblico.

Interagire e rispondere sempre: che siano complimenti, critiche o semplici domande, un buon social manager risponde bene e presto.

Mettere nella pagina tutte le informazioni necessarie al pubblico: breve descrizione della realtà, link al sito, contatti telefonici o mail.

Se necessario, scrivere le regole della propria netiquette aziendale in un post specifico (che andrà messo in evidenza) o tra le note.

Twitter

Usare gli hashtag (#) in modo mirato, efficace e parsimonioso. Troppi hashtag confondono e rendono sgradevole la lettura del tweet (che dev’essere di massimo 140 caratteri).

Seguire realtà o persone interessanti e creare un dialogo con loro.

Non chiedere i retweet (cioè la condivisione del tweet): sì, il reetweet è una forma di pubblicità, ma se non viene fatto spontaneamente forse si sta sbagliando qualcosa.

Se un tweet ci piace, meglio usare sia il reetweet che la stellina (cioè la funzione “Aggiungi ai preferiti”). Non basta infatti solo la stellina, la quale potrebbe sembrare simile al “mi piace” di Facebook, ma in realtà essa non crea interazione e non porta nessun vantaggio a chi ha scritto il tweet originario.

Regole generali

Per ogni contesto online, sarebbe buona norma citare la fonte da cui si prende una notizia, ringraziandola per il suo contributo.

Scrivere bene: sembra un’idiozia, ma basta un piccolo errore ed ecco che la percezione che hanno gli altri di noi sarà compromessa.

Usare il tono giusto: in generale sui social il tono è informale, quindi siate amichevoli e aperti (ma non troppo, bisogna trovare il giusto equilibrio).

Infine, come regola generale: quello che si scrive sul web rimane. 

Come sempre…vale il buon senso!
 

Gli strumenti della formazione finanziata

Premessa

Sempre più aziende hanno bisogno di risorse finanziarie da destinare alla formazione del proprio personale. In passato le aziende non erano focalizzate a reperire un flusso costante di risorse nel tempo al fine di soddisfare le esigenze formative interne. Nella “network e learning” society le aziende avranno persone particolarmente skillate con competenze di alto livello. Queste competenze diventeranno obsolete in 3-6 mesi e dovranno essere aggiornate con un notevole esborso da parte delle aziende: qui entrano in azione i fondi della formazione per la competitività delle imprese.

La formazione finanziata è la formazione che un’impresa svolge attraverso fonti di finanziamento pubbliche o private a copertura totale o parziale dei costi. Continua a leggere

Come gestire i processi aziendali nel modo corretto? 

Processi aziendali: i nostri 9 consigli su come migliorare la produttività del lavoro.

A prescindere dal fatto che la tua azienda presenti dimensioni più o meno grandi, se sei fermamente intenzionato a farla funzionare nel modo migliore, devi fare tutto il possibile per strutturare una strategia operativa che ti permetta di ottimizzare i singoli processi aziendali, rendendoli quanto più fluidi possibile. Come? 

Di sicuro seguendo i nostri validi consigli riportati di seguito!

Non fare mai tutto da solo

Delega, esternalizza e dai fiducia ai collaboratori: così facendo, oltre a poterti dedicare in prima persona a questioni differenti, riuscirai anche a creare nel tuo staff lo stimolo giusto per dimostrarsi più consapevole, creativo, brillante e, soprattutto, responsabile. Un duplice vantaggio in grado di apportare benefici concreti già nell’immediato

Ritagliati del tempo per organizzare le cose importanti

Se il tuo obiettivo primario è quello di incrementare il rendimento aziendale, la prima cosa che puoi fare è quella di trovare spesso (almeno 3-4 volte la settimana) del tempo per riflettere sulle questioni più importanti inerenti, ad esempio, l’organizzazione dei progetti, le strategie adoperate, la resa dei dipendenti, ecc.: argomenti fondamentali da valutare quotidianamente, su cui avere sempre un quadro della situazione che sappia rivelarsi corretto, preciso e minuzioso

Misura il livello di produttività dei processi aziendali

Per migliorare i processi aziendali devi conoscere alla perfezione tutti i dati e le statistiche che ti consentano di misurarne nel modo corretto la produttività quotidiana: bilanci, resoconti e prospetti vanno quindi sfruttati ogni giorno come strumenti atti ad individuare-valutare eventuali problematiche da risolvere (se presenti) con immediatezza e cognizione di causa.

Distingui l’importante dall’urgente

In linea generica possiamo sicuramente dire che tutte le questioni aziendali presentano una certa importanza ma, se vuoi migliorare i flussi di lavoro, devi imparare a distinguere le faccende rilevanti da quelle davvero urgenti, riservando a ciascuna il giusto spazio. Visto che le tematiche urgenti, di solito, sono numericamente inferiori rispetto a quelle importanti ma richiedono maggiore concentrazione, puoi, per esempio, cominciare le tue giornate dedicandole un’ora di prima mattina, così da risolverle subito, mantenendo anche il tempo per gestire tutto il resto.

Automatizza i flussi di lavoro

Se vuoi rendere più rapido il flusso di lavoro aziendale, devi automatizzare al massimo tutti i processi aziendali esecutivi, adottando dei sistemi di ultima generazione come CRM o gestionali ad hoc in base alle esigenze della tua attività commerciale, che permettano ai dipendenti di svolgere al meglio ogni incarico, abbassando le possibilità di commettere qualsiasi tipo di errore.

Concludi sempre quello che inizi

Anche se spesso e volentieri ti trovi a dedicare buona parte delle giornate a mille impegni diversi, devi assolutamente fare tutto il possibile per finire ciò che cominci entro e non oltre le tempistiche della tua tabella di marcia quotidiana, perché l’accumulo degli arretrati diventa causa primaria di notevoli rallentamenti dei processi aziendali esecutivi. Per gestire nelle modalità appropriate qualunque problema, puoi, ad esempio, cominciare col programmarti in anticipo dei frangenti extra da dedicare ad eventuali urgenze, lasciando comunque spazio anche agli incarichi di routine.

Utilizza i sistemi online di condivisione dei file e la firma elettronica

Strumenti tipo Google Drive o Dropbox (che consentono ai dipendenti di poter gestire sinergicamente qualsiasi documento con rapidità ed immediatezza, migliorando le collaborazioni tra i singoli e stimolando la cooperazione reciproca) e la firma elettronica (che permette a chi detiene potere decisionale di autorizzare con un semplice click contratti, documenti, ecc.), assicurano il duplice vantaggio di ridurre ai minimi termini i tempi di attesa, velocizzando al massimo buona parte dei processi esecutivi aziendali.

Mantieni l’ordine

Uffici ed ambienti di lavoro caotici rappresentano una delle prime cause di scarsa resa dei dipendenti, perché determinano disorganizzazione e rallentamenti che vanno ad influire direttamente sulla produttività dell’impresa. Per migliorare una situazione del genere, risulta quindi importante spingere verso l’ordine, la pulizia e, soprattutto, la corretta gestione di tutti gli spazi professionali.

Impara a dire di no

Se non accetti soltanto gli incarichi che riesci ad affrontare davvero evitando a priori le altre mansioni, rischi di erogare servizi poco professionali di cui i clienti, a lungo andare, potrebbero lamentarsi. A meno che non si tratti quindi di compiti gestibili o di favori a colleghi con i quali sei in debito, impara a rifiutare tutto ciò che non ti compete, così da poterti dedicare in modo completo a quanto ti riesce meglio.

Questi i nostri consigli per migliorare il processi aziendali con semplicità e concretezza: valide soluzioni strutturate su misura da sfruttare ogni giorno per ottenere benefici reali già nel breve periodo.

Contattaci per una consulenza su misura per la tua azienda: info@respiralavoro.eu

COSA CI DIFFERENZIA

Continuiamo a pensare che per offrire vera qualità a chi si rivolge a noi, la metodologia debba essere innovativa.

La nostra idea di innovazione parte sempre e comunque dalla PERSONA.

Dopo molteplici ricerche che abbiamo svolto, inevitabilmente i risultati ci hanno sempre portato alla conclusione che il vero PRODOTTO che l’azienda debba vendere sia…. La PERSONA.

Ci spieghiamo meglio.

Se l’azienda ha collaboratori soddisfatti, motivati, entusiasta… Chi ne beneficia nell’immediato??? 

Facile: IL CLIENTE!

E allora noi ragioniamo sui processi aziendali visualizzando gli obiettivi con l’occhio del cliente interno… Il tuo collaboratore!

Stiamo predisponendo una rappresentazione della nostra metodologia in modo originale, di facile lettura e che esprime come siamo …

Vuoi una anticipazione? Vuoi avere informazioni?

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La formazione finanziata indispensabile volano per la competitività delle aziende

Entro i prossimi 20-30 anni la maggior parte dei lavori che conosciamo ora non ci saranno più perché le attività economiche, il business e le aziende saranno totalmente cambiate.

Non lo dice il sottoscritto, bensì Alec Noss uno dei massimi esperti di tecnologia che girando moltissimi Paesi in tutto il mondo per conto del Governo Americano si è fatto una chiara idea di quali industrie, economie e competenze settoriali saranno trainanti. Ne parla nel suo ultimo libro “Il nostro futuro. Come affrontare il mondo dei prossimi vent’anni”.  Video intervista Ales Noss

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Il vantaggio competitivo di unire competenze tecniche e visione aziendale.

Nel mercato globale ed ipercompetitivo in cui le aziende si trovano oggi ad operare, decisioni, informazioni e comunicazioni sono il cardine per un management efficace ed efficiente.

Le Risorse Umane sono in continuo cambiamento e nuovi standard si vanno a sovrapporre a quelli preesistenti, ingenerando un panorama di difficile lettura e comprensione.

Qual è dunque il ruolo delle HR nell’amministrazione e nel governo delle aziende?

Com’è possibile utilizzare l’evoluzione delle HR per essere sempre più efficienti e competitivi?images

Le aziende possono rispondere a questi interrogativi solo monitorando gli strumenti ad oggi adoperati al fine di comprendere quali vantaggi si possano effettivamente cogliere mediante il loro recepimento nei propri processi aziendali ed operando al contempo una continua revisione dei processi stessi.

Nelle aziende l’adozione di nuove metodologie è inarrestabile.

Ma se la metodologia adottata è divenuta fondamentale ad essa si chiede sempre più. Le aziende chiedono maggiori informazioni, con elevato grado di dettaglio, in poco tempo, con costi sempre più contenuti. In questa situazione, le metodologie da sole non bastano.

Il vero valore aggiunto deriva dal saper rendere produttiva la metodologia in breve tempo, deriva dalla comprensione dei reali fabbisogni dell’impresa, del management, degli utenti, deriva dalla capacità di offrire dei servizi che siano percepiti come utili.

L’ultima metodologia da sola non garantisce vantaggi, i vantaggi derivano dal suo corretto inserimento in un contesto complesso quale è quello aziendale.

RespiraLavoro offre la capacità di coniugare competenze specifiche in ambito aziendale e strumenti di analisi e valutazione delle performance.

Le nostre proposte sono molteplici e in futuro lo saranno sempre più;

saper scegliere OGGI  è fondamentale.